Guide : Gérer la synchronisation ATS

Vue d'ensemble

Après avoir connecté votre ATS à Jemmo, vos données sont synchronisées automatiquement. Cela garantit que Jemmo dispose toujours des dernières informations pour le matching IA et la gestion des candidats.

Ce qui est synchronisé

Offres d'emploi :

• Titres et descriptions de poste
• Exigences et qualifications
• Lieux et rémunération
• Statut des offres (ouverte/fermée)

Talents (Candidats) :

• Profils de candidats
• Informations de contact
• Fichiers CV/lettre de motivation
• Historique des candidatures
• Étape actuelle dans le processus de recrutement

Synchronisation automatique

La synchronisation se fait en arrière-plan toutes les 6 heures sans intervention manuelle.

Calendrier de synchronisation

• Offres et Talents : Synchronisés automatiquement toutes les 6 heures
• Temps réel : Les mises à jour de votre ATS sont traitées au fur et à mesure (pour les fournisseurs pris en charge)

Actualiser les données manuellement

Si vous venez d'effectuer une modification dans votre ATS et souhaitez la voir immédiatement dans Jemmo, vous pouvez déclencher une actualisation manuelle.

Actualiser les offres

1. Accédez à la page Offres d'emploi
2. Cliquez sur l'icône de synchronisation dans l'en-tête pour mettre à jour les offres

Actualiser les talents

1. Accédez à la page Talents
2. Cliquez sur l'icône de synchronisation dans l'en-tête pour mettre à jour les talents

Comprendre le processus de synchronisation

Comment fonctionne la synchronisation

Pipeline de synchronisation :

Fournisseur ATS
     │
     ├─> Requête API (Offres)
     │   └─> Récupérer les offres mises à jour
     │
     ├─> Requête API (Talents)
     │   └─> Récupérer les profils de candidats
     │
     ├─> Traitement des données
     │   ├─> Mapper les champs ATS au schéma Jemmo
     │   ├─> Valider l'intégrité des données
     │   └─> Appliquer les règles de l'organisation
     │
     ├─> Mise à jour de la base de données
     │   ├─> Upsert des offres dans la base
     │   ├─> Upsert des talents dans la base
     │   └─> Mettre à jour les horodatages de synchronisation
     │
     └─> Terminé
         ├─> Envoyer la notification de succès
         └─> Mettre à jour l'interface avec les dernières données

Synchronisation initiale vs incrémentielle

Synchronisation initiale (première connexion) :

• Traite tous les historiques d'offres et de talents
• Peut prendre jusqu'à 24 heures pour les grands ensembles de données
• Synchronisation complète de tous les enregistrements
• Crée une base de référence pour les synchronisations incrémentielles futures

Synchronisation incrémentielle (continue) :

• Traite uniquement les enregistrements modifiés depuis la dernière synchronisation
• Se termine généralement en quelques minutes
• Utilisation efficace des ressources API
• Préserve les performances de synchronisation

Exemples de durée de synchronisation :

Confidentialité et sécurité des données

Gestion des données sensibles :

• Clés API : Chiffrées au repos dans la base de données
• Informations personnelles : Accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés
• CV : Stockés dans un stockage sécurisé Supabase
• Coordonnées : Masquées pour les utilisateurs non autorisés

Anonymisation des données :

Toutes les données sensibles dans les captures d'écran ont été anonymisées :

• Adresses email : Remplacées par utilisateur@exemple.com
• Numéros de téléphone : Remplacés par +33 6 XX XX XX XX
• Noms : Remplacés par des noms génériques
• Informations d'entreprise : Remplacées par des noms d'entreprise génériques
• Clés API : Complètement occultées ou omises

Dépannage

La synchronisation ne démarre pas

Problème : Cliquer sur le bouton de synchronisation ne fait rien

Causes possibles :

1. Aucun ATS connecté :
   • Vérifiez que l'ATS est connecté dans Paramètres
   • La connexion doit être active avant que la synchronisation fonctionne

Les offres n'apparaissent pas

Problème : Les offres n'apparaissent pas dans Jemmo

Solution :

1. Vérifiez la source ATS :
   • Vérifiez que les offres existent dans votre ATS
   • Les offres doivent être dans un statut "publié" ou "ouvert"
   • Les offres archivées ne se synchronisent pas avec Jemmo
2. Actualisation manuelle :
   • Quand a eu lieu la dernière synchronisation ?
   • Si plus de 6 heures, déclenchez une actualisation manuelle

Les talents n'apparaissent pas

Problème : Les talents n'apparaissent pas dans Jemmo

Solution :

1. Vérifiez les données ATS :
   • Assurez-vous que des candidats existent dans votre ATS
   • Les candidats doivent avoir des candidatures actives
   • Les candidats archivés peuvent ne pas se synchroniser
2. Actualisation manuelle :
   • Quand a eu lieu la dernière synchronisation ?
   • Si plus de 6 heures, déclenchez une actualisation manuelle

Bonnes pratiques

Calendrier de synchronisation

Calendrier optimal :

• Synchronisation initiale : Exécutez pendant les heures creuses (soir/week-end)
• Synchronisations régulières : Laissez les synchronisations automatiques gérer les mises à jour
• Avant les entretiens : Synchronisez manuellement pour garantir les dernières données des candidats
• Après la publication d'offres : Synchronisez immédiatement pour capturer les nouveaux rôles

Gestion des données

Avant la synchronisation :

• Assurez-vous que les données ATS sont exactes
• Supprimez les enregistrements en double dans l'ATS
• Standardisez les titres de poste et les informations des candidats
• Vérifiez que l'accès API ATS fonctionne

Après la synchronisation :

• Vérifiez que les enregistrements sont importés correctement
• Vérifiez les données manquantes
• Validez les relations offre/talent
• Signalez les incohérences

Surveillance

Vérifications régulières :

1. Hebdomadaire :
   • Vérifiez les derniers horodatages de synchronisation
   • Vérifiez que le statut de synchronisation est vert
   • Consultez les logs de synchronisation pour les avertissements
2. Mensuel :
   • Auditez la qualité des données synchronisées
   • Comparez les nombres d'enregistrements ATS vs Jemmo
   • Mettez à jour les clés API si proches de l'expiration

Sécurité

Gestion des clés API :

• Faites pivoter les clés API tous les 90 jours
• Utilisez des clés en lecture seule lorsque possible
• Révoquez les anciennes clés immédiatement après la rotation
• Ne partagez jamais les clés dans la documentation ou le code

Confidentialité des données :

• Synchronisez uniquement les données de candidats nécessaires
• Supprimez les notes sensibles avant la synchronisation
• Anonymisez les données dans les supports de formation
• Respectez le RGPD et les réglementations sur la protection des données

Flux de travail de dépannage

Lorsque des problèmes surviennent :

1. Vérifiez le statut :
   • Affichez les horodatages de synchronisation dans Paramètres
   • Recherchez les messages d'erreur
2. Consultez les logs :
   • Vérifiez Paramètres > Logs pour les erreurs de synchronisation
   • Copiez les messages d'erreur pour le support
3. Vérifiez l'ATS :
   • Testez l'accès API ATS
   • Vérifiez la page de statut de l'ATS pour les pannes
   • Confirmez les permissions de la clé API
4. Contactez le support :
   • Utilisez le chat d'aide dans la bulle flottante en bas à droite
   • Incluez les messages d'erreur et les captures d'écran
   • Décrivez les étapes effectuées avant l'erreur

Ressources supplémentaires

Guides connexes

• Guide de connexion ATS - Comment connecter votre fournisseur ATS
• Intégrations - Aperçu des intégrations disponibles

Documentation ATS

Teamtailor :

• Documentation API : https://teamtailor.com/api
• Limites de débit : https://teamtailor.com/docs/rate-limits

Flatchr :

• Documentation API : https://developers.flatchr.io
• Support : support@flatchr.com

Jarvi :

• Documentation API : https://jarvi.fr/api
• Support : support@jarvi.fr

Référence rapide

Commandes de synchronisation

Indicateurs de statut de synchronisation

Besoin d'aide pour des problèmes de synchronisation ? Utilisez le chat d'aide dans la bulle flottante en bas à droite pour le chat de support en direct.

L'intégration ne fonctionne pas ? Contactez le support : support@jemmo.io

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